Negocjacje z ogłoszeniem - czym jest i kiedy się go stosuje

Negocjacje z ogłoszeniem, choć stosowane rzadko, pełnią istotną rolę w systemie zamówień publicznych w Polsce i Unii Europejskiej, szczególnie w kontekście realizacji złożonych lub innowacyjnych przedsięwzięć. Ich znaczenie wynika z kilku kluczowych czynników:

1. Umożliwiają negocjowanie warunków zamówienia z wyselekcjonowanymi wykonawcami, co pozwala na uzyskanie optymalnych rozwiązań.
2. Sprzyjają zwiększeniu elastyczności postępowania w stosunku do trybów czysto ofertowych.
3. Pozwalają na wstępną selekcję wykonawców, co podnosi jakość składanych ofert końcowych.
4. Są szczególnie przydatne w sektorach charakteryzujących się szybkim postępem technologicznym lub wysoką złożonością techniczną.

zamawiających, jak i dla firm chcących uczestniczyć w najbardziej wymagających zamówieniach publicznych. Właściwe stosowanie tego trybu może prowadzić do realizacji projektów, które w innym trybie byłyby trudne do optymalnego zdefiniowania.

Analiza procedury negocjacji z ogłoszeniem

Definicja i podstawy prawne

Negocjacje z ogłoszeniem to tryb udzielenia zamówienia, w którym zamawiający zaprasza wykonawców dopuszczonych do udziału w postępowaniu do składania ofert wstępnych, a następnie prowadzi z nimi negocjacje w celu ulepszenia treści ofert. Po zakończeniu negocjacji zaprasza wykonawców do składania ofert ostatecznych. Podstawę prawną stanowią art. 152–168 ustawy Prawo zamówień publicznych z dnia 11 września 2019 r.

Kluczowe cechy negocjacji z ogłoszeniem:

1. Wieloetapowość: Procedura obejmuje etap kwalifikacji, negocjacji i składania ofert ostatecznych.
2. Elastyczność: Możliwość negocjowania warunków zamówienia z wykonawcami w celu uzyskania najkorzystniejszych rozwiązań.
3. Selektywność: Zamawiający wybiera wykonawców do negocjacji na podstawie kryteriów kwalifikacji.
4. Innowacyjność: Szczególnie przydatny dla projektów wymagających niestandardowych podejść lub zaawansowanych technologii.

Kiedy stosuje się negocjacje z ogłoszeniem?

1. Przy złożonych zamówieniach: Gdy przedmiot zamówienia wymaga doprecyzowania w drodze negocjacji z wykonawcami.
2. W projektach innowacyjnych: Gdzie wymagane jest poszukiwanie rozwiązań wspólnie z rynkiem.
3. Gdy potrzebna jest elastyczność: Zamawiający nie jest w stanie precyzyjnie określić wszystkich warunków na etapie ogłoszenia.
4. W sektorach o szybkim postępie technologicznym: Szczególnie w branży IT, energetycznej i obronnej.

Przebieg procedury:

1. Ogłoszenie o zamówieniu: Publikacja w Dzienniku Urzędowym UE.
2. Składanie wniosków o dopuszczenie: Wykonawcy prezentują swoje kwalifikacje.
3. Zaproszenie do składania ofert wstępnych: Wybrani wykonawcy składają oferty wstępne.
4. Negocjacje: Zamawiający prowadzi negocjacje z wykonawcami w celu ulepszenia ofert.
5. Zaproszenie do składania ofert ostatecznych: Po zakończeniu negocjacji wykonawcy składają oferty końcowe.
6. Ocena ofert: Analiza i ocena złożonych ofert według kryteriów określonych w dokumentach zamówienia.
7. Wybór najkorzystniejszej oferty: Ogłoszenie wyników i wybór zwycięzcy.

Zalety negocjacji z ogłoszeniem:

1. Możliwość negocjowania: Ulepszanie warunków zamówienia w toku negocjacji z wykonawcami.
2. Elastyczność: Dopasowanie przedmiotu zamówienia do realnych możliwości rynku.
3. Wyższa jakość ofert: Selekcja wykonawców i negocjacje prowadzą do lepszych rozwiązań.
4. Innowacyjność: Sprzyja poszukiwaniu nowych, zaawansowanych technologicznie rozwiązań.

Wyzwania:

1. Długi czas trwania: Wieloetapowość procedury znacząco wydłuża postępowanie.
2. Wysokie koszty: Zarówno dla zamawiającego, jak i uczestników negocjacji.
3. Złożoność proceduralna: Wymaga precyzyjnego prowadzenia negocjacji i dokumentowania ich przebiegu.
4. Wymagania kompetencyjne: Potrzeba wysoko wykwalifikowanego zespołu po stronie zamawiającego zdolnego do prowadzenia negocjacji.

Przesłanki stosowania negocjacji z ogłoszeniem (art. 153–154 PZP)

W odróżnieniu od przetargu nieograniczonego i ograniczonego, negocjacje z ogłoszeniem nie są trybem podstawowym – ich zastosowanie wymaga spełnienia co najmniej jednej z przesłanek określonych w art. 153 PZP:

1. Niedostosowane rozwiązania rynkowe – rozwiązania dostępne na rynku nie mogą zaspokoić, bez ich dostosowania, potrzeb zamawiającego.
2. Rozwiązania projektowe lub innowacyjne – zamówienie obejmuje roboty budowlane, dostawy lub usługi wymagające rozwiązań projektowych lub innowacyjnych.
3. Szczególne okoliczności – zamówienie nie może zostać udzielone bez wcześniejszych negocjacji z uwagi na charakter, stopień złożoności, uwarunkowania prawne lub finansowe, lub ryzyka związane z realizacją.
4. Brak możliwości precyzyjnego opisu – zamawiający nie może opisać przedmiotu zamówienia w wystarczająco precyzyjny sposób przez odniesienie do norm, specyfikacji technicznych lub referencji.
5. Niepowodzenie wcześniejszego postępowania – w uprzednio prowadzonym przetargu nieograniczonym lub ograniczonym wszystkie wnioski lub oferty zostały odrzucone, albo zamawiający unieważnił postępowanie.

Opis potrzeb i wymagań (art. 155–157 PZP)

W negocjacjach z ogłoszeniem zamawiający nie sporządza od razu pełnej SWZ – zamiast niej przygotowuje opis potrzeb i wymagań, który służy wykonawcom do ustalenia charakteru i zakresu zamówienia.

Dostęp do opisu potrzeb i wymagań

• Bezpłatny i nieograniczony dostęp – zamawiający udostępnia opis na stronie internetowej postępowania od dnia publikacji ogłoszenia w TED, nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia.
• Wyjaśnienia i zmiany (art. 157 PZP) – do wyjaśnień i zmian opisu potrzeb i wymagań stosuje się odpowiednio przepisy o wyjaśnieniach SWZ (art. 135–137, 143).

Obowiązkowa zawartość opisu potrzeb i wymagań (art. 156 PZP)

• Opis potrzeb zamawiającego – cechy charakterystyczne dostaw, robót budowlanych lub usług stanowiących przedmiot zamówienia.
• Minimalne wymagania niepodlegające negocjacjom – wymagania dotyczące opisu przedmiotu zamówienia lub realizacji zamówienia, które muszą spełnić wszystkie oferty.
• Kryteria oceny ofert – opis kryteriów wraz z podaniem wag i sposobu oceny.
• Warunki udziału i podstawy wykluczenia – informacje o warunkach i wymaganych środkach dowodowych.
• Informacja o etapach negocjacji – jeśli zamawiający przewiduje podział negocjacji na etapy w celu ograniczenia liczby ofert.
• Możliwość udzielenia zamówienia bez negocjacji – informacja, czy zamawiający zastrzega sobie prawo wyboru na podstawie ofert wstępnych.

Terminy składania wniosków i ofert (art. 158, 162 PZP)

Wieloetapowość negocjacji z ogłoszeniem oznacza odrębne terminy na wnioski o dopuszczenie oraz na oferty wstępne.

Terminy składania wniosków o dopuszczenie (art. 158 PZP)

• Termin podstawowy – 30 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE.
• Odrzucenie wniosków – stosuje się odpowiednio przepisy art. 146 ust. 1 PZP (przyczyny odrzucenia jak w przetargu ograniczonym).
• Wniosek niezaproszonego wykonawcy – wniosek wykonawcy niezaproszonego do składania ofert wstępnych uznaje się za odrzucony.

Terminy składania ofert wstępnych (art. 162 PZP)

• Termin podstawowy – 30 dni – od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert wstępnych.
• Termin skrócony – 10 dni – w przypadku opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego (co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed ogłoszeniem) lub pilnej potrzeby udzielenia zamówienia.
• Wydłużenie o 5 dni – gdy część opisu potrzeb i wymagań nie jest udostępniona na stronie internetowej.
• Skrócenie o 5 dni – gdy składanie ofert odbywa się w całości elektronicznie.

Selekcja wykonawców (art. 159–161 PZP)

Podobnie jak w przetargu ograniczonym, zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców zapraszanych do składania ofert wstępnych.

• Minimalna liczba zaproszonych – 3 – zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, ale nie poniżej 3 (w przetargu ograniczonym minimum to 5).
• Kryteria selekcji w ogłoszeniu – zamawiający wskazuje kryteria selekcji w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w opisie potrzeb i wymagań, wraz z minimalną (i opcjonalnie maksymalną) liczbą zaproszonych.
• Jednoczesne zaproszenie – zamawiający zaprasza jednocześnie do składania ofert wstępnych wszystkich wybranych wykonawców.
• Zbyt mało wniosków – gdy liczba prawidłowych wniosków jest mniejsza od ustalonego minimum, zamawiający może kontynuować postępowanie lub je unieważnić.

Zawartość zaproszenia do składania ofert wstępnych (art. 161 PZP)

• Dane zamawiającego (nazwa, adres, telefon, e-mail, strona internetowa).
• Numer opublikowanego ogłoszenia o zamówieniu.
• Adres strony z opisem potrzeb i wymagań oraz dokumentami zamówienia.
• Informacja o wymaganych podmiotowych środkach dowodowych na etapie ofert wstępnych.
• Sposób i termin składania ofert wstępnych, język oraz termin otwarcia.

Zasady prowadzenia negocjacji (art. 163–166 PZP)

Etap negocjacji to serce całej procedury. Ustawa PZP szczegółowo reguluje zasady ich prowadzenia, aby zapewnić równe traktowanie wykonawców.

Zamówienie bez negocjacji (art. 163 ust. 1 PZP)

Jeśli zamawiający zastrzegł w ogłoszeniu możliwość udzielenia zamówienia na podstawie ofert wstępnych bez negocjacji, może dokonać wyboru najkorzystniejszej oferty bezpośrednio na ich podstawie. W takim przypadku do badania i oceny ofert stosuje się odpowiednio przepisy o odrzucaniu ofert, z tym że odrzuca się ofertę wstępną, która nie spełnia minimalnych wymagań określonych przez zamawiającego.

Etapy negocjacji (art. 163 ust. 4 PZP)

• Podział na etapy – zamawiający może podzielić negocjacje na etapy w celu stopniowego ograniczania liczby ofert, stosując kryteria oceny ofert.
• Zapewnienie konkurencji – liczba ofert na ostatnim etapie musi zapewniać konkurencję.
• Wymóg przewidzenia w dokumentach – podział na etapy jest dopuszczalny tylko, gdy zamawiający przewidział go w ogłoszeniu lub w opisie potrzeb i wymagań.

Zasady równego traktowania (art. 164–165 PZP)

• Zakaz zmian minimum – negocjacje nie mogą prowadzić do zmiany minimalnych wymagań ani kryteriów oceny ofert i ich wag (art. 164 PZP).
• Równe traktowanie – zamawiający zapewnia równe traktowanie wszystkich wykonawców podczas negocjacji (art. 165 ust. 1).
• Zakaz uprzywilejowania – zamawiający nie udziela informacji w sposób, który mógłby zapewnić niektórym wykonawcom przewagę.
• Informowanie o wynikach – zamawiający informuje równocześnie wszystkich wykonawców o wynikach kwalifikacji do kolejnych etapów, z uzasadnieniem.

Poufność negocjacji (art. 166 PZP)

• Poufny charakter – treść ofert wstępnych, ofert składanych w trakcie negocjacji oraz same negocjacje mają charakter poufny.
• Zakaz ujawniania – żadna ze stron nie może bez zgody drugiej strony ujawnić informacji technicznych i handlowych. Zgoda jest udzielana w odniesieniu do konkretnych informacji, przed ich ujawnieniem.
• Udostępnienie ofert – oferty wstępne i negocjacyjne są udostępniane dopiero od dnia otwarcia ofert ostatecznych (lub od dnia wyboru, jeśli zamówienie udzielane jest na podstawie ofert wstępnych).

SWZ i oferty ostateczne (art. 167–168 PZP)

Po zakończeniu negocjacji zamawiający przechodzi do finalnego etapu procedury – sporządzenia pełnej SWZ i zaproszenia do składania ofert ostatecznych.

Sporządzenie SWZ (art. 167 PZP)

• Zakończenie negocjacji – zamawiający informuje równocześnie wszystkich pozostałych wykonawców o zamiarze zakończenia negocjacji i wyznacza termin na złożenie ofert ostatecznych.
• SWZ jako doprecyzowanie – SWZ stanowi doprecyzowanie i uzupełnienie opisu potrzeb i wymagań, wyłącznie w zakresie, w jakim było to przedmiotem negocjacji.
• Wyjaśnienia i zmiany SWZ – do wyjaśnień i zmian SWZ stosuje się odpowiednio przepisy art. 135–137 PZP. Niedopuszczalne są zmiany prowadzące do zmiany ogłoszenia po upływie terminu składania wniosków.

Zaproszenie do składania ofert ostatecznych (art. 168 PZP)

• Zaproszenie wszystkich pozostałych – zamawiający zaprasza do składania ofert ostatecznych wszystkich wykonawców, którzy nadal uczestniczą w postępowaniu.
• Zawartość zaproszenia – dane zamawiającego, adres strony z SWZ, informacja o wymaganych dokumentach, sposób i termin składania ofert ostatecznych oraz termin ich otwarcia.
• Udostępnienie pełnej SWZ – jeśli część SWZ nie była udostępniona na stronie internetowej, zamawiający przekazuje ją wraz z zaproszeniem.

Najważniejsze wnioski

1. Negocjacje z ogłoszeniem stanowią około 2% wszystkich postępowań, ale dotyczą często złożonych i wartościowych zamówień.
2. Są szczególnie przydatne w przypadkach, gdy zamawiający potrzebuje elastyczności w definiowaniu warunków zamówienia.
3. Pozwalają na uzyskanie lepszych warunków realizacji dzięki bezpośredniemu dialogowi z wykonawcami.
4. Wymagają od zamawiających i wykonawców wysokich kompetencji negocjacyjnych i merytorycznych.

Negocjacje z ogłoszeniem w 2025 – statystyki

W 2025 roku ogłoszono łącznie 82 postępowań w trybie negocjacji z ogłoszeniem.

Top 10 miast – negocjacji z ogłoszeniem w 2025

Województwa – negocjacji z ogłoszeniem w 2025

Kategorie przetargów – negocjacji z ogłoszeniem w 2025

Najdroższe zamówienia – negocjacji z ogłoszeniem w 2025

Rozkład wartości zamówień – negocjacji z ogłoszeniem w 2025

Co to oznacza dla firm

Dla przedsiębiorstw uczestniczących w rynku zamówień publicznych, negocjacje z ogłoszeniem niosą szereg implikacji:

1. Konieczność rozwoju kompetencji negocjacyjnych i umiejętności prezentowania rozwiązań.
2. Potrzeba budowania zespołów zdolnych do szybkiego reagowania na zmieniające się warunki negocjacji.
3. Możliwość uczestnictwa w wartościowych i prestiżowych projektach wymagających zaawansowanych rozwiązań.
4. Zwiększone nakłady na przygotowanie i udział w postępowaniu, ale z potencjałem wyższego zwrotu z inwestycji.

Prognoza i rekomendacje

1. Oczekuje się wzrostu zastosowania negocjacji z ogłoszeniem w sektorach o dużej złożoności technicznej, takich jak IT, energetyka i obronność.
2. Prawdopodobny jest rozwój standardów i dobrych praktyk dotyczących prowadzenia negocjacji w zamówieniach publicznych.
3. Możliwe jest zwiększenie roli tego trybu w zamówieniach związanych z transformacją cyfrową i zieloną energią.

Rekomendacje dla uczestników rynku:

1. Inwestowanie w kompetencje negocjacyjne i zdolność do prezentowania innowacyjnych rozwiązań.
2. Budowanie partnerstw i konsorcjów z firmami o komplementarnych kompetencjach technologicznych.
3. Rozwijanie zdolności do szybkiego prototypowania i prezentowania rozwiązań koncepcyjnych.
4. Monitorowanie sektorów, gdzie negocjacje z ogłoszeniem są najczęściej stosowane.

Podsumowując, negocjacje z ogłoszeniem stanowią zaawansowane narzędzie w systemie zamówień publicznych, szczególnie przydatne przy złożonych projektach wymagających elastyczności i innowacyjnych rozwiązań.

Gdzie szukać podobnych przetargów

Postępowania prowadzone w trybie negocjacji z ogłoszeniem najczęściej dotyczą dużych kontraktów w sektorach specjalistycznych:

• Przetargi AMW
• Przetargi PKP
• Przetargi GDDKiA
• Przetargi IT
• Przetargi budowlane
• Przetargi transportowe