Przetarg ograniczony – co to jest, kiedy się go stosuje i jak wygląda procedura

Przetarg ograniczony to jeden z trybów udzielania zamówień publicznych, który od 1 stycznia 2021 roku obowiązuje wyłącznie w procedurze unijnej – czyli dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi unijne. Choć stosowany znacznie rzadziej niż przetarg nieograniczony, pełni ważną rolę w postępowaniach wymagających wstępnej selekcji wykonawców.

Co to jest przetarg ograniczony

Co to jest przetarg ograniczony w świetle obowiązujących przepisów? Zgodnie z art. 140–151 ustawy z dnia 11 września 2019 r. – Prawo zamówień publicznych (Dz.U. 2019 poz. 2019 ze zm.), przetarg ograniczony to tryb udzielenia zamówienia, w którym:

1. Zamawiający publikuje ogłoszenie o zamówieniu w Dzienniku Urzędowym Unii Europejskiej (TED).
2. Wykonawcy składają wnioski o dopuszczenie do udziału w postępowaniu.
3. Oferty mogą składać wyłącznie wykonawcy zaproszeni przez zamawiającego po pozytywnej ocenie wniosków.

Przetarg ograniczony jest trybem podstawowym – zamawiający może go zastosować bez konieczności spełnienia dodatkowych przesłanek. W praktyce używa się go najczęściej wtedy, gdy zamówienie wymaga specjalistycznych kompetencji lub gdy zamawiający chce ograniczyć liczbę wykonawców zaproszonych do złożenia oferty.

Przetarg ograniczony jako procedura unijna

Przed 2021 rokiem przetarg ograniczony mógł być stosowany zarówno w postępowaniach krajowych, jak i unijnych. Nowa ustawa PZP, obowiązująca od 1 stycznia 2021 roku, wprowadziła istotną zmianę – przetarg ograniczony jest dostępny wyłącznie w procedurze unijnej, czyli dla zamówień o wartości równej lub przekraczającej progi określone w przepisach UE.

Kluczowe cechy przetargu ograniczonego

1. Dwuetapowość – procedura dzieli się na etap kwalifikacji (składanie wniosków) i etap ofertowy.
2. Selekcja wykonawców – zamawiający może ograniczyć liczbę zaproszonych wykonawców (minimum 5).
3. Brak negocjacji – wykonawcy składają oferty bez możliwości negocjowania warunków.
4. Publikacja w TED – ogłoszenie jest obowiązkowe w Dzienniku Urzędowym UE.

Przebieg procedury przetargu ograniczonego

Procedura przetargu ograniczonego składa się z następujących kroków:

1. Ogłoszenie o zamówieniu – zamawiający publikuje ogłoszenie w Dzienniku Urzędowym UE oraz na platformie e-Zamówienia.
2. Składanie wniosków o dopuszczenie – wykonawcy mają minimum 30 dni na złożenie wniosków (art. 144 ustawy PZP). Termin ten może być skrócony do 15 dni w uzasadnionych przypadkach.
3. Ocena wniosków i kwalifikacja – zamawiający bada spełnienie warunków udziału i kryteriów selekcji. Do składania ofert zaprasza co najmniej 5 wykonawców.
4. Zaproszenie do składania ofert – wybrani wykonawcy otrzymują Specyfikację Warunków Zamówienia (SWZ) wraz z zaproszeniem.
5. Składanie ofert – zaproszeni wykonawcy mają minimum 30 dni na złożenie oferty (art. 151 ustawy PZP).
6. Ocena ofert – komisja przetargowa analizuje oferty według kryteriów określonych w SWZ.
7. Wybór najkorzystniejszej oferty – ogłoszenie wyników i zawarcie umowy.

SWZ w przetargu ograniczonym – dostęp i zawartość (art. 141–142 PZP)

Podobnie jak w przetargu nieograniczonym, zamawiający ma obowiązek zapewnić na stronie internetowej prowadzonego postępowania bezpłatny, pełny, bezpośredni i nieograniczony dostęp do SWZ od dnia publikacji ogłoszenia w TED, nie krócej niż do dnia udzielenia zamówienia (art. 141 PZP).

Obowiązkowa zawartość SWZ w przetargu ograniczonym (art. 142 PZP)

SWZ w przetargu ograniczonym musi zawierać – oprócz standardowych informacji – dodatkowe elementy specyficzne dla trybu dwuetapowego:

• Informacja o etapach składania dokumentów – na których etapach postępowania wykonawcy będą zobowiązani do składania podmiotowych środków dowodowych (wszystkich lub wybranych).
• Ograniczenie liczby wykonawców – czy zamawiający przewiduje możliwość ograniczenia liczby zaproszonych do składania ofert, wraz z podaniem ich minimalnej (i ewentualnie maksymalnej) liczby oraz kryteriów selekcji.
• Opis sposobu przygotowania wniosków – szczegółowe wymagania dotyczące formy i treści wniosków o dopuszczenie do udziału.
• Sposób i termin składania wniosków – precyzyjne informacje o terminie i sposobie złożenia wniosku.

Wyjaśnienia i zmiany treści SWZ w przetargu ograniczonym (art. 143 PZP)

Art. 143 PZP reguluje zasady wyjaśnień i zmian SWZ z uwzględnieniem specyfiki dwuetapowej procedury przetargu ograniczonego. Zasady te różnią się w zależności od etapu postępowania.

Etap I – wyjaśnienia dotyczące wniosków o dopuszczenie

• Prawo do pytań – wykonawcy mogą zadawać pytania dotyczące treści SWZ w zakresie niezbędnym do złożenia wniosku o dopuszczenie.
• Termin na pytanie – wniosek o wyjaśnienie musi wpłynąć nie później niż na 14 dni przed upływem terminu składania wniosków (lub 7 dni przy skróconym terminie).
• Termin na odpowiedź – zamawiający odpowiada niezwłocznie, nie później niż na 6 dni przed upływem terminu składania wniosków (lub 4 dni przy skróconym terminie).
• Skutek braku odpowiedzi – zamawiający przedłuża termin składania wniosków o czas niezbędny do zapoznania się z wyjaśnieniami. Przedłużenie nie wpływa na bieg terminu składania pytań.
• Zakaz zmian po terminie wniosków – niedopuszczalne jest dokonywanie zmian SWZ po upływie terminu składania wniosków, jeśli prowadziłyby one do zmiany treści ogłoszenia o zamówieniu.

Etap II – wyjaśnienia dotyczące ofert

Na etapie składania ofert (po zaproszeniu) do wyjaśnień i zmian SWZ stosuje się odpowiednio przepisy art. 135–137 PZP, analogicznie jak w przetargu nieograniczonym. Wykonawcy zaproszeni do składania ofert mogą zadawać pytania dotyczące treści SWZ w zakresie niezbędnym do złożenia oferty.

Terminy składania wniosków i ofert (art. 144, 151 PZP)

Dwuetapowość przetargu ograniczonego oznacza dwa odrębne zestawy terminów – na wnioski o dopuszczenie oraz na oferty.

Terminy składania wniosków o dopuszczenie (art. 144 PZP)

• Termin podstawowy – 30 dni – od dnia przekazania ogłoszenia o zamówieniu Urzędowi Publikacji UE.
• Termin skrócony – 15 dni – wyłącznie gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia, należycie uzasadniona przez zamawiającego.

Terminy składania ofert (art. 151 PZP)

• Termin podstawowy – 30 dni – od dnia przekazania zaproszenia do składania ofert.
• Termin skrócony – 10 dni – w przypadku opublikowania wstępnego ogłoszenia informacyjnego (na co najmniej 35 dni i nie więcej niż 12 miesięcy przed ogłoszeniem) lub gdy zachodzi pilna potrzeba udzielenia zamówienia.
• Wydłużenie o 5 dni – gdy część SWZ nie jest udostępniona na stronie internetowej (z powodów technicznych lub poufności).
• Skrócenie o 5 dni – gdy składanie ofert odbywa się w całości przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Odrzucenie wniosków o dopuszczenie (art. 146 PZP)

Zamawiający odrzuca wniosek o dopuszczenie do udziału w postępowaniu w ściśle określonych przypadkach. Znajomość tych przesłanek jest kluczowa dla wykonawców przygotowujących dokumentację.

• Złożony po terminie – wniosek, który wpłynął po upływie wyznaczonego terminu, podlega odrzuceniu.
• Wykonawca podlegający wykluczeniu – np. z powodu zalegania z podatkami, prawomocnego wyroku za określone przestępstwa lub złożenia nieprawdziwych informacji.
• Niespełnianie warunków udziału – brak wymaganego doświadczenia, zdolności finansowej lub technicznej.
• Brak wymaganych dokumentów – niezłożenie w terminie oświadczenia JEDZ, podmiotowych środków dowodowych lub innych wymaganych dokumentów.
• Niezgodność z ustawą – wniosek niezgodny z przepisami ustawy PZP.
• Nieważność – wniosek nieważny na podstawie odrębnych przepisów.
• Wykonawca z państwa trzeciego – wniosek złożony przez wykonawcę pochodzącego z państwa trzeciego niebędącego stroną umowy międzynarodowej (z wyjątkami przewidzianymi w ustawie).
• Wymagania techniczne – wniosek niesporządzony lub nieprzekazany zgodnie z wymaganiami technicznymi dotyczącymi komunikacji elektronicznej.

Selekcja wykonawców i zaproszenie do składania ofert (art. 148–150 PZP)

Etap selekcji to element wyróżniający przetarg ograniczony spośród innych trybów. Art. 148–150 PZP szczegółowo regulują zasady ograniczania liczby wykonawców i zapraszania ich do złożenia ofert.

Kryteria selekcji (art. 148 PZP)

• Minimalna liczba zaproszonych – 5 – zamawiający może ograniczyć liczbę wykonawców, ale nie może zaprosić mniej niż 5, o ile tylu złożyło prawidłowe wnioski.
• Kryteria selekcji w ogłoszeniu – zamawiający musi wskazać w ogłoszeniu o zamówieniu oraz w SWZ kryteria selekcji, minimalną liczbę zaproszonych wykonawców, a opcjonalnie – również maksymalną.
• Zbyt mało wniosków – gdy liczba prawidłowych wniosków jest mniejsza od ustalonego minimum, zamawiający może kontynuować postępowanie (zapraszając wszystkich) albo je unieważnić.

Zaproszenie do składania ofert (art. 149–150 PZP)

• Jednoczesne zaproszenie – zamawiający zaprasza wszystkich wybranych wykonawców jednocześnie.
• Zawartość zaproszenia – zaproszenie musi zawierać m.in. dane zamawiającego, numer ogłoszenia, adres strony z SWZ, informację o wymaganych dokumentach, sposób i termin składania ofert oraz termin związania ofertą.
• Dostęp do SWZ – wraz z zaproszeniem wykonawcy otrzymują dostęp do pełnej SWZ (o ile wcześniej udostępniona była tylko w zakresie potrzebnym do złożenia wniosku).

Przetarg ustny ograniczony na sprzedaż nieruchomości

Wiele osób poszukujących informacji o przetargu ograniczonym trafia na pojęcie przetargu ustnego ograniczonego na sprzedaż nieruchomości. Warto wyjaśnić, że jest to zupełnie inna procedura niż przetarg ograniczony z ustawy Prawo zamówień publicznych.

Przetarg ustny ograniczony na sprzedaż nieruchomości jest regulowany przez ustawę z dnia 21 sierpnia 1997 r. o gospodarce nieruchomościami (art. 37–41) oraz rozporządzenie Rady Ministrów w sprawie sposobu i trybu przeprowadzania przetargów. Stosuje się go, gdy:

• Gmina, powiat lub Skarb Państwa sprzedaje nieruchomość publiczną.
• Warunki przetargu ograniczają krąg uczestników – np. do właścicieli sąsiednich działek, osób spełniających określone kryteria lub mieszkańców danej gminy.
• Licytacja odbywa się ustnie – uczestnicy zgłaszają kolejne, wyższe oferty (postąpienia).

Główne różnice

• Cel – przetarg ograniczony (PZP) służy do zakupu usług, dostaw lub robót budowlanych przez zamawiającego publicznego. Przetarg ustny ograniczony na sprzedaż nieruchomości służy do zbycia mienia publicznego.
• Forma – w PZP oferty składa się pisemnie (elektronicznie). W przetargu na nieruchomości licytacja odbywa się ustnie.
• Podstawa prawna – odpowiednio ustawa PZP (2019) i ustawa o gospodarce nieruchomościami (1997).

Zalety i wady przetargu ograniczonego

Zalety

1. Selekcja wykonawców – możliwość wstępnej weryfikacji kwalifikacji i doświadczenia, co podnosi jakość ofert.
2. Mniejsza liczba ofert do oceny – zamawiający analizuje tylko oferty wyselekcjonowanych wykonawców, co usprawnia proces.
3. Tryb podstawowy – nie wymaga spełnienia dodatkowych przesłanek (w odróżnieniu np. od negocjacji bez ogłoszenia).
4. Wysoka jakość realizacji – dzięki selekcji do składania ofert trafiają firmy o udokumentowanym doświadczeniu.

Wady

1. Dłuższy czas trwania – dwuetapowość procedury wydłuża postępowanie o kilka tygodni w porównaniu z przetargiem nieograniczonym.
2. Ryzyko ograniczenia konkurencji – zbyt restrykcyjne kryteria selekcji mogą wykluczyć kompetentnych wykonawców.
3. Większa złożoność formalna – zamawiający musi precyzyjnie określić kryteria selekcji, warunki udziału i zasady punktacji wniosków.
4. Odwołania na etapie kwalifikacji – wykonawcy, którzy nie zostali zaproszeni do składania ofert, mogą wnosić odwołania do KIO.

Przetargi ograniczone w 2025 – statystyki

W 2025 roku ogłoszono łącznie 672 postępowań w trybie przetargu ograniczonego.

Top 10 miast – przetargu ograniczonego w 2025

Województwa – przetargu ograniczonego w 2025

Kategorie przetargów – przetargu ograniczonego w 2025

Najdroższe zamówienia – przetargu ograniczonego w 2025

Rozkład wartości zamówień – przetargu ograniczonego w 2025

Co to oznacza dla firm

Przetarg ograniczony niesie konkretne konsekwencje dla przedsiębiorstw działających na rynku zamówień publicznych:

1. Budowanie referencji – kluczowe w etapie kwalifikacji. Firmy muszą dokumentować doświadczenie przy realizacji podobnych zamówień.
2. Kompetencje w przygotowywaniu wniosków – wniosek o dopuszczenie do udziału wymaga szczegółowego wykazania spełnienia warunków udziału.
3. Dostęp do prestiżowych kontraktów – przetarg ograniczony stosowany jest głównie przy dużych, złożonych projektach infrastrukturalnych, IT czy obronnych.
4. Konsorcja i partnerstwa – wielu wykonawców łączy siły, aby wspólnie spełnić warunki udziału w postępowaniu.

Gdzie szukać przetargów ograniczonych

Przetargi ograniczone, ze względu na wysoką wartość i specjalistyczny charakter, pojawiają się najczęściej w następujących segmentach:

• Przetargi AMW – zamówienia obronne i wojskowe
• Przetargi GDDKiA – duże inwestycje drogowe
• Przetargi PKP – projekty kolejowe i infrastrukturalne
• Przetargi budowlane – złożone realizacje budowlane
• Przetargi transportowe – kontrakty transportowe i logistyczne
• Przetargi IT – systemy informatyczne dla administracji